図面検索を効率化
保管している図面や資料の中から、類似の図面をAIが探し出してくれるAI類似図面検索システム。導入することで、眠ったままの図面をうまく活用して、業務を効率化できるようになります。
ここでは、図面管理を効率化してくれるAI類似図面検索システムの魅力についてまとめました。
図面管理が非効率になる理由は？
図面管理が非効率になる背景には、図面の保存ルールが統一されていないことや、検索に必要な情報が整理されていないこと、部門間での共有や版管理が分散していることなどが挙げられます。
必要な図面を検索しにくい
何万枚、何十万枚と保管している過去図面から、必要な図面だけを探し出すのは簡単ではありません。担当者ごとに図面の保管場所やファイル名の付け方が異なると、どこを探せばよいのか分からず、検索に時間がかかります。
また、ファイル名や図番などの文字情報だけでは、形状や仕様が似ている図面を見つけられないことがあります。そのため、複数のフォルダやファイルを一つずつ確認したり、図面に詳しい担当者へ問い合わせたりする必要が生じ、図面検索が属人化しやすくなります。
必要な図面を見つけられないまま作業を進めると、既存図面と似た図面を新たに作成したり、旧版の図面を参照したりするおそれがあります。過去図面を設計や見積もりに活用するためには、保存場所やファイル名だけでなく、図面の内容からも探せる環境を整えることが重要です。
図面共有がスムーズでない
図面は、設計者だけでなく、営業部門や生産部門、資材部門など、さまざまな部署が参照しながら業務を進めます。図面が担当者のパソコンや部門別のフォルダ、メールなどに分散していると、必要な図面の所在確認や共有に時間がかかります。
また、同じ図面の複製が複数の場所に保存されていると、どれが最新版なのか判断しにくくなります。図面の管理や閲覧が特定の担当者に依存している場合、その担当者が不在のときに確認が進まず、設計・見積もり・調達など後工程の遅れにつながることもあります。
図面の検索性に課題がありませんか？
図面管理システムではそのシステムごとに、図面を管理するうえで便利な機能がさまざま備わっています。図面管理の効率化が進む一方で、「図面が早く正確に見つからない」そんな課題を抱えていませんか？この課題は図面管理システムではなく、「AI類似図面検索システム」で解決することが可能です。
AI類似図面検索システムは、既に使用している図面管理システム等と併用しながら使用することが可能です。本サイトでは、AI類似図面検索システムの特徴からおすすめのシステムまで全て紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
図面管理を効率化する方法
効率的に図面管理を行うためには、図面管理のルールを作り、全社で共有する必要があります。ここでは、図面管理を効率化する5つの方法をご紹介します。
ファイルの命名方法を統一する
担当者ごとにファイルの命名方法が異なると、うまく検索できない場合があります。
このため、ファイルを作成する際は、図面の種類、図面名、バージョン、更新日など、検索キーワードを含めたファイル名にします。
「図面の種類_図面名_バージョン_更新日」などと統一すれば、膨大な量の図面から検索しやすくなるでしょう。
企業によって図面の量や案件の種類は異なるため、自社に合ったルールづくりをするのがおすすめです。
フォルダを図面の属性ごとに整備する
ファイル名だけでなく、「どのフォルダにどんな図面を保存するか」「1つのフォルダに何件まで保存するか」といったルール作りも大切です。図面作成者が勝手にフォルダを作成して保存してしまうと、より管理が難しくなるからです。
図面を属性で分け、属性ごとにフォルダを作成してください。既存の属性に合わない図面はどこに保存するか、管理部門に問い合わせられるようにしておくとなお良いでしょう。
ファイルの共有はメールではなくファイルサーバーを使う
図面は、企業内の各部門同士だけでなく、顧客にも共有する場合があります。
ファイルを添付したメールを送信するのは時間がかかる上、何度もやりとりする中でどれが最新の図面なのか分からなくなってしまったり、誤送信によるトラブルを招いたりしてしまいます。
社外のクライアント企業との共有には、ファイルサーバーなどを利用するのがおすすめです。
図面の更新履歴を保存する
クライアント企業の要望などに応えて、図面の内容が変更になることがあります。一度だけでなく何度も変更する場合は、適切に管理していないと、どれが最新のものか分からず、古いバージョンの図面で工程を進めてしまうかもしれません。
また、手元にあるファイルが最新版なのかその都度確認したり、確認に時間がかかったりしては、業務が滞ってしまいます。ファイル名に更新日を記入するなど、図面の更新履歴を保存するようルールを徹底しましょう。
AI類似図面検索システムですぐに探せる体制を整える
注意したいのが、上記の方法を一つひとつ行うことで、かえって手間や混乱が生じる場合があるということ。そこでおすすめなのが、AI類似図面検索システムの導入です。
AI類似図面検索システムは、保管している図面や資料の中から、類似の図面をAIが探し出してくれるシステムです。導入することで、図面作成の工数削減や、前回設計時のナレッジ共有・流用などが簡単に行えます。
また、見積書などと連携させれば、過去の類似図面を参考にしながら見積書を作成することが可能です。眠ったままの図面をうまく活用して、業務を効率化できるようになるでしょう。
本サイトでは、AI類似図面検索システムを「営業時」「設計・製造時」「発注・調達時」の3つの利用シーン別に、おすすめのAI類似図面検索システムをピックアップ。それぞれのシーンに特化したAI類似図面検索システムの特徴を知り、どれが自社に合うシステムなのか検討してみてください。
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