Sophia Filing es

このページでは契約書や申請書、各種図面など紙ベースの資料・書類を電子データとして一元管理できる図面管理システム「Sophia Filing es」の特徴やサポート体制などを紹介します。図面管理システムを比較検討する際の参考としてご活用ください。

Sophia Filing esのシステム概要

画像引用元：バイス・ネット公式HP
（https://www.vaisnet.co.jp/）

書類や図面など紙ベースの文書を一元管理するために開発された図面管理システム。Sophia Filing esは大量文書の高速検索やPDFとの親和性を重視しているのが特徴。またパソコンはもちろん、検索や参照だけであればスマートフォンやスマートタブレットなどの各種デバイスでも利用できます。

Sophia Filing esでは新しい図面や契約書など、紙ベースの文書を登録したい場合、専用のエントリーツールを活用してスムーズに実行できます。また登録済みの文書データや図面データには、QRコードやバーコードを付与して管理する、キーワードの自動入力に対応させる、なども可能です。

登録可能なファイルはWordやExcelといったアプリケーションファイルから、TIFFやJPEGなどのイメージファイルまでカバー。

専用エントリーツールとOCR機能を併用することで、全文検索用文書を作成できます。（一部オプション機能）

スキャンして登録した図面や文書などのデータをワンクリックで分割・結合できるので、必要な情報だけを簡単に保存できます。またスキャン後は文書のプレビュー画面と属性入力画面を同時に開けるので、スキャン画像をチェックしながら属性データの入力・分類が可能です。

顧客管理システムに顧客情報を入力することで、顧客番号からクライアント名・営業担当者名などを結び付けて属性情報の入力を自動化することもできます。

Sophia Filing esにはオプション機能が用意されており、ニーズや予算に合わせて図面管理システムをカスタマイズできることもポイントです。

追加できる機能はiPhone・iPad・Androidなどのスマートフォン・タブレット端末からの検索・参照に対応した「スマートデバイス」や有効期限日が設定された書類の期限が近づいたことをメールで関係者に教えてくれる「有効期限通知」などを用意。

その他にも全文検索、OCR、QR・バーコードなどのオプションを付けられます。WEB・電話で連絡すると、自社のニーズに合ったオプションを専門スタッフが提案してくれるため、気になる方は問い合わせてみてください。

Sophia Filing esのアクセスはユーザーIDに加えてアクセス制御によるセキュリティ管理によりプロテクトされています。またIDについても有効期限付きのパスワードやパスワードポリシーの設定によって、一層にセキュリティ強化を目指したシステムです。

システム内の階層やキャビネットへアクセス権を設定することで、アクセスできるユーザーの権限を管理することもできます。権限が与えられていないと、ユーザーにキャビネットは表示されないため重要文書の保存にも適したシステムでしょう。

複合機と接続することで図面の自動連携登録を可能にする、自社の業務システムと連携させて図面検索・データ表示できるようにする、など使い方を色々と工夫できる自由度も魅力です。

ワークフローシステムのデータを再利用するといったことも対応できます。

図面の検索性に課題がありませんか？

図面管理システムではそのシステムごとに、図面を管理するうえで便利な機能がさまざま備わっています。図面管理の効率化が進む一方で、「図面が早く正確に見つからない」そんな課題を抱えていませんか？この課題は図面管理システムではなく、「AI類似図面検索システム」で解決することが可能です。

AI類似図面検索システムは、既に使用している図面管理システム等と併用しながら使用することが可能です。本サイトでは、AI類似図面検索システムの特徴からおすすめのシステムまで全て紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

価格・登録枚数	記載なし
検索方法	全文検索・属性検索・QRコード検索・バーコード検索（一部オプション）
バージョン管理（版管理）	〇
ファイル同士の紐づけ	〇
登録可能な図面の形式	アプリケーションファイル、イメージファイル（詳細は要問合せ）
ワークフロー	○

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