楽々Document Plus

企業に保管されている膨大な図面を一括で管理できる図面管理システム。管理だけでなく、一括印刷やバージョン管理、図面検索や図面比較などさまざまな機能を備え、企業の業務効率化をサポートしてくれます。

ここでは、その中から「楽々Document Plus」をピックアップ。システム概要や導入メリットなどをご紹介します。

楽々Document Plusのシステム概要

画像引用元：住友電工情報システム公式HP
（https://www.sei-info.co.jp/document-plus/）

楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、住友電工情報システムが提供している文書管理システムです。これまでに750社※に導入実績があります。

企業の文書や図面などを安全に管理・活用し、ペーパーレス化をサポート。さらに、文書作成から承認、保管・活用、廃棄までをシステム上で一貫して行えるため、企業のドキュメントDXにも役立ちます。

※2022年8月時点　参照元：住友電工情報システム公式HP（https://www.sei-info.co.jp/document-plus/v

楽々Document Plusの導入メリット

文書や図面の登録が簡単

さまざまな入力支援機能を搭載しており、煩わしい文書の登録をサポートしてくれます。

書類や図面をまとめてスキャンするだけで、フォルダへの振り分けから登録までを自動で行うことが可能。また、複数のファイルに属性情報を付けて一つの文書として登録したり、ファイルサーバ内のファイル群を自動で登録したりすることも可能です。

登録されたファイルはOCR処理され、全文検索できるようになるため、検索や活用も簡単に行えるようになります。

高速検索と見やすいビュワーが便利

高速全文検索で、求める情報をいつでもどこからでも探し出すことが可能です。

検索方法には「完全一致検索」と「あいまい検索」などがあり、表記揺れや、紙書類の状態が悪くOCRで誤認識した文字などがある場合も、漏れなく検索することができます。

どのブラウザ／タブレットからでもビュワーで閲覧できる上、自由な場所に付せんを貼り付けることも可能。各部門との情報共有やコミュニケーションにも便利です。

設計変更時の履歴を自動で記録

図面や設計文書の更新・修正が行われた際の変更履歴を自動記録することが可能。内容を変更した日時、社員名、変更内容の履歴が明確に残るため、過去との比較や設計意図の把握が効率化します。設計業務におけるトレーサビリティの確保、品質保証や内部監査対応などにも有効な機能となるでしょう。バージョン管理の手間を減らしつつ正確な記録を保持できる点は、設計業務全体の信頼性向上に直結します。

セキュリティ管理機能が充実

ユーザー権限の設定やアクセス制御、操作ログの記録など、セキュリティ機能が充実している点も楽々Document Plusの特徴。部門や業務内容に応じた閲覧・編集制限を設けることで、機密性の高い図面や技術文書の漏洩リスクが低減されます。加え、誰がいつどのファイルを操作したかのログも確認できるため、不正操作やトラブル発生時にも迅速な対応が可能となるでしょう。重要な技術情報を安心して運用できるセキュリティ機能が充実しています。

図面の検索性に課題がありませんか？

図面管理システムではそのシステムごとに、図面を管理するうえで便利な機能がさまざま備わっています。図面管理の効率化が進む一方で、「図面が早く正確に見つからない」そんな課題を抱えていませんか？この課題は図面管理システムではなく、「AI類似図面検索システム」で解決することが可能です。

AI類似図面検索システムは、既に使用している図面管理システム等と併用しながら使用することが可能です。本サイトでは、AI類似図面検索システムの特徴からおすすめのシステムまで全て紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

楽々Document Plusを使うべき人・会社

文書管理ルールを徹底したい会社

楽々Document Plusは、社内の文書管理ルールを徹底したい会社におすすめです。登録フォームに沿って文書登録を行う際に属性項目に関する登録もできるため、文書管理ルールを統一できます。

ルールを統一することで、社内で何らかの文書が必要となったときにもすぐに取り出せるようになるメリットもあり、社内のデータ有効活用にもつなげられるでしょう。

書類を再利用する場面が多い会社

提案書や見積書、契約書などを作成する場合、1からフォーマットを作成するには手間と時間が必要となりますが、楽々Document Plusと複合機との連携によって、取り込んだ書類をOCRでデータ化ができるようになります。このデータを再利用すれば、書類作成時の手間を大幅に削減できます。

以上から、さまざまな書類作成において楽々Document Plusを活用することで、書類作成作業の負担を減らし、作業効率の向上が期待できます。

社内データの流出防止対策を行いたい会社

楽々Document Plusの特徴のひとつとして、「PDFの透かし挿入機能」が搭載されている点が挙げられます。この機能によってPDFに透かしを挿入し、書類の不正利用を防げます。

また、データにはパスワードを付与してダウンロードや印刷を禁止することも可能。アクセス権限の設定についても柔軟に行え、誰がアクセスしたのか・誰が作業を行ったのかといった履歴を確認できるため、いつ誰がどのように作業を行っていたのかといった点を把握できます。

このように、セキュリティ対策を強化してデータの流出を防ぎたいと考えている企業にも、楽々Document Plusはおすすめのツールであるといえるでしょう。

楽々Document Plusの料金プラン

楽々Document Plusでは料金プランを用意していないため、利用する際の料金は問い合わせの上見積もり作成を依頼することが必要です。料金を知りたいという希望がある場合には、まず問い合わせを行い、どのくらいの費用となるのかを確認してください。

楽々Document Plusの効果的な使い方

複合機と連携させて利用する

複合機を連携させ、書類を読み取ることによってその書類をデータ化して保存することが可能となります。複合機で読み込んだデータはExcelやWordなどの形式で出力することができます。

スマートフォンやタブレットでもログインできるようにする

楽々Document Plusにスマートフォンやタブレットからもアクセスできるように設定しておくと、社内ではもちろん外出先でも書類を取り出せるようになります。例えば出張先で急に書類が必要となった場合にもスムーズに取り出せるため、他のスタッフにメールで送ってもらうといった手間を省けます。

楽々Document Plusの機能

楽々Document Plusの導入事例

各会社ばらばらの管理から一元管理へ

当時利用していた文書管理システムは、検索性が極めて低く、履歴管理も行いづらかったために、グループ会社ごとに独自でファイルサーバなどを開設し、ばらばらに管理していました。

管理コストの削減やコンプライアンスリスクに配慮し、楽々Document Plusを導入。契約書を中心とした文書管理の一元化が実現しました。

• 会社名：パーソルホールディングス
• 従業員数：記載なし

大幅なコスト削減に成功

長年利用した楽々Documentからのリプレイスと、楽々Document Plusの導入により、より効率的なISO文書管理の体制を目指しました。

システムの利用促進により、約1,000万円のコスト削減を実現。多種多様な機能により、ISO文書管理の体制もさらに強固なものとなっています。

• 会社名：イシダ
• 従業員数：記載なし

楽々Document Plusのサポート体制

公式サイトに詳しい記載はありませんでしたが、問い合わせ対応からカタログ・資料送付、システムの導入、詳しい説明やデモなど、すべて担当営業が対応してくれるようです。

問い合わせは、公式サイトの専用フォームから受け付けています。

楽々Document Plusの会社概要

• TerioCloud（沖電気工業）
• 図面バンク（New Innovations）
• Engineering Portal Server
• QuickLibrary
• invoiceAgent 文書管理（ウイングアーク1st）
• ズメーン（Fact Base）