製造業の図面ペーパーレス化
製造業の現場で、見積用や納品用、あるいは変更や修正を加えた図面など、何枚もの図面を管理するのが難しい、と感じていませんか？
おすすめしたいのが、ペーパーレス化です。
ここでは、ペーパーレス化のメリット・デメリットと、デメリットを解消できるAI類似図面検索システムについてご紹介します。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化とは、従来紙で保存していた図面や資料を電子化し、保存スペースやコスト、紙の使用量を減らす取り組みのことです。
製造業で図面をペーパーレス化するメリットは、以下の4つです。
書類を保管するスペースやコストを削減できる
図面をペーパーレス化することで、保管するスペースや棚などが必要なくなります。
このため、保管スペースの維持にかかる費用や、資料が増えるたびに購入していた棚・ファイルなどの費用を削減することができます。
紛失防止のための管理や整理のための人件費も不要になるため、管理コストや時間をトータルに削減することができるでしょう。
検索･参照がしやすくなり、生産性向上が見込める
図面を電子化し管理することで、システム上で簡単に図面を検索したり、参照したりすることができるようになります。
各部門での共有も簡単に行える上、メールやシステムに履歴が残るので、伝達ミスを減らすことが可能。業務効率や生産性向上にも期待することができます。
データ分析や状況把握も素早く行えるので、営業機会の損失を防ぐこともできるでしょう。
印刷のコストを削減できる
図面を紙で管理するためには印刷が必要ですが、印刷には紙代、プリンター代、トナー代、プリンターの整備費、電気代、あるいは郵送費やFAX代などさまざまなコストがかかります。印刷をするための時間もかかるでしょう。
数枚程度なら大したことはないかもしれませんが、数千枚、数万枚となれば大きな金額です。ペーパーレス化することで、必要な図面のみを印刷することができ、コスト削減に役立ちます。
汚れや経年劣化の心配がない
紙の図面は、現場に持ち込むと汚れてしまう可能性があります。また、長年保管していると、徐々に劣化してしまいます。
汚れや劣化によって見づらくなった図面を再度印刷した、という経験をお持ちの方も多いでしょう。
ペーパーレス化すれば汚れや経年劣化の心配がない上、タブレットやスマートフォンでいつでもどこでも図面を参照することが可能になります。
ペーパーレス化のデメリット
一方で、デメリットも3点ご紹介します。メリットとデメリットをよく把握した上で、ペーパーレス化を検討してください。
大きな図面は紙の方が見やすい場合も
デジタル資料は非常に便利ですが、どんなに大きな図面もデバイスの画面サイズでしか表示されないので要注意です。
各部分で拡大することはできますが、大きな図面などを確認する際は不便に感じるかもしれません。また、複数の資料を同時に比較したい場合などは紙の資料のほうが便利です。必要に応じて使い分けるなど、柔軟な対応が求められます。
システム導入にコストがかかる
ペーパーレス化にあたってシステムを導入する場合は、導入コストがかかります。システムの購入代や利用料、端末代、場合によってはシステムを使いこなすための研修なども必要かもしれません。
ただし、導入によって得られる効果や、今後の社会的な流れを考えると、導入するメリットの方が大きいでしょう。
システム導入による削減コストと導入コストをしっかりと計算した上で、導入を検討するのがおすすめです。
ルールが曖昧だとかえって管理が難しくなる
スムーズにペーパーレス化を進めるためには、業務フローや社内運用ルール、データの保存ルールなどを分かりやすくすることが大切です。一部の人しかルールを把握していない・ルールが曖昧な状態だと、かえって混乱を招いたり、業務効率が落ちたりしてしまいます。
運用ルールを従業員に共有し、少しずつペーパーレス化を進めましょう。
デメリットを解消できるのがAI類似図面検索システム
ペーパーレス化を進める手段としておすすめなのが、AI類似図面検索システムの導入です。保管ルールが曖昧でも、電子データ化した図面にタグやキーワードを付与することで、検索性の向上や業務効率アップも期待することができます。
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