調達業務DX化
保管している図面や資料の中から、類似の図面を探し出してくれるAI類似図面検索システム。導入することで、眠ったままの図面をうまく活用して、業務を効率化できるようになります。
ここでは、AI類似図面検索システムが調達業務のDX化にどのように貢献してくれるのか、ポイントをまとめました。
調達部門はコストセンターか？
コストセンターとは、総務部や人事部、経理部など、会社にとって利益を生まない部門のことを言います。これに対する概念として、営業や販売部門など実際に収益を上げる部門「プロフィットセンター」があります。
購買・調達部門は、長らく「コストセンター」と呼ばれてきました。必要な材料を資材を適正価格で、安定的にかつタイムリーに調達する業務は、企業を円滑に運営するために不可欠ですが、社会状況が大きく変化する現代においては、コストセンターの業務効率化やコストダウンに注力する企業も多いようです。
しかし注目したいのが、Appleやゼネラルモーターズ社など、大企業のリーダーが、購買・調達担当出身者であるという事実。購買・調達のノウハウを得た人物が世界を動かしている点からは、購買・調達部門自体の大きなポテンシャルが見えてきます。
購買・調達部門の見直しは、コストだけでなく、売上や利益まで含めた全体のバランスや、各部門との連携を考えて行うことが大切です。短期的な目線ではなく、中長期的かつ戦略的な目線で購買・調達部門の役割を考えましょう。
調達業務DX化が求められる背景
調達業務のDX化が全国的に検討されている昨今、そもそもどうして購買管理や調達業務のDX化が必要なのでしょうか。
ここでは調達業務DX化が求められる背景や、購買・調達部門が抱える事業課題と対策法についてまとめました。
限られた人的リソースで業務効率化やコストパフォーマンスの強化が必要
労働力の減少と専門人材の不足
まず、少子高齢化によって労働人口が減少している日本において、さまざまな業種や業界で人材不足の問題が深刻化しています。限られた人的リソースをより効率的に活用する考え方が必要です。人材マネジメントの見直しや業務体制の抜本的改善といった事業改革の必要性が高まっています。
プロジェクトの基盤を支える購買・調達部門の適正化
購買・調達部門は単に資材や原料を買えば良いというわけではありません。むしろ購買・調達部門の生産性向上は、他のプロジェクトを進めるために必要です。資材や資源を確保し、予算や原価を管理しながらコストパフォーマンスを高めていくことが欠かせません。
そのため人的リソースが限られる中でも、プロジェクトの性質や予算などに合わせて効果的・合理的な購買・調達を実現したい部門です。全体の業務を効率化して従業員の負担を軽減するために、DX化によって業務フローをアップグレードしていく取り組みが重要になります。
購買・調達部門が向き合うべき10の事業課題
ソーシング戦略の立案・見直し
新しいプロジェクトにおける資材や材料の購買・調達は当然として、既存プロジェクトにおいても、社会情勢の変化や国際情勢の影響を受けることがあります。従来の手法や戦略が活かせなくなるといったケースは少なくありません。そのため、購買・調達部門は常にプロジェクトを安定的に支援できるようにしましょう。市場の変化や業界の動向などを踏まえて適切なソーシング戦略を立案する必要があります。
契約業務の効率化
購買・調達を行う際には必ず取引や売買についての契約を関係先と締結しなければなりません。一方、各企業のシステム化やDX化、電子帳簿保存法の改正など官民を問わず社会的な変化の流れが生まれており、自社としてもそのような流れに対応して契約業務を適正化していくことが重要です。
供給元（サプライヤー）管理・リスク評価
資材や材料、部品などを提供してくれる供給元（サプライヤー）について、改めて的確に評価することでコストパフォーマンスの向上やプロジェクトの生産性強化へつなげることができます。また、それぞれの供給元（サプライヤー）の評価を正しくすることで事業リスクの軽減を目指すことも必要です。
購買オペレーションのマネジメント
購買・調達を具体的に実行していく業務フローや作業のオペレーションを構築し、スムーズに実行できるようマネジメントしなければなりません。また進捗状況を常に把握。業務停滞が生じた際には速やかに是正できるよう備えることも大切です。
購買データの管理・プロジェクトとの連携
費用や数量、品質、供給元（サプライヤー）評価など購買・調達に関する様々な情報をデータとして収集し分類することも不可欠です。また、それぞれのデータがどのプロジェクトに対応しているのかを管理することも欠かせません。
購買データ・支出データの分析
購買データや支出データは単に収集するだけでなく、それらをビッグデータとして多角的に分析することで、新しい事業戦略の立案やコストパフォーマンスの見直しに利用することができます。
コンプライアンスの重視
企業として法令遵守を徹底することが重要です。特に法改正や制度の変更といった事柄については、常に情報アンテナを張りながら速やかに対処し、あらかじめ法令に則った管理体制を維持できるよう備えなければなりません。
多角的なリスクマネジメント
現代企業を取り巻く社会環境や経済状況は多様化しています。従来に想定されていた事業リスクだけではありません。新しいリスクやトラブルの種が次々と生まれています。
そのため購買・調達部門でも仕入れる資材や材料についての情報収集や供給元（サプライヤー）のリスク評価、また従業員やオペレーションといった対内的な管理など、多角的なリスクマネジメントを検討しなければなりません。
CSR調達ガイドライン
CSR調達ガイドラインとは、それぞれの企業が社会的責任を果たすために、どのような取り組みを進めていくべきか各項目まとめたガイドラインです。購買・調達部門においてもどのような資材や原料を調達し、またどう扱っているのか、しっかりと情報の透明性を確保しながら社会的責任を果たしていく意識を持っておきましょう。
人材育成・オンボーディング支援
新入社員の育成や研修、購買・調達部門についての知識やスキルの共有をしましょう。DX化によってオンボーディング支援体制を強化すれば、人材マネジメントを効率化していくことが大切です。
調達業務DX化のメリット
調達業務の社内フローや業務環境をDX化によって抜本的に改革・刷新することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは調達業務DX化によって一般的に得られるメリットについてまとめました。
業務の効率化による購買調達業務の品質向上
本来の意味で調達業務のDX化が可能になれば、根本から調達業務の効率を上げることが可能になります。また、業務効率化によって人的リソースに余裕が生じれば、それだけ関連業務の品質を向上させたり、より良い作業体制を構築したりといった様々な発展的なスタイルを検討・提案することが可能になります。
もちろん、購買計画の立案や発注・在庫管理、ロジスティクス業務のマネジメントから支払・請求・入金管理といったさまざまな作業をDX化で一気に効率化。個々の業務や工程で課題とされていた内容にアプローチできることはメリットです。
支出分類の半自動化で労務負担を軽減
予算に照らし合わせて支出を分類・管理し、予実管理の適正化を目指していく上で、支出分類は単純ながら重要な作業です。しかし、常に同じような支出項目が計上される業種でなく、新しい製造プロジェクトや試作といったものに関しては、これまでに並んでいなかった項目について支出分類が必要になることもあるでしょう。
その点、調達業務のDX化によってシステムが事前のデータセットと照らし合わせて半自動的に支出分類を行ってくれれば、担当者の作業負担を軽減することが可能です。
関連する派生業務を含めた組織全体の生産性向上
調達業務は様々な業務やプロジェクトにとって、実務をスタートさせる上で起点になることもあります。調達業務がスムーズに整えられることで多くの派生業務にとっても良好な環境や土台を作れることがポイントです。
また、幅広い業務の効率化や生産性向上を叶えることにより、組織や企業全体の事業性も高めていくことができます。
人的ミスの削減と取引先との信頼関係強化
仕入先への支払や入金、発注したものと納品されたものの照会作業、またはプロジェクトに使用する素材やマテリアルの品質や信頼性についての確認など、調達業務では自社の中だけでなく取引先など外部の企業や事業者にも関わってくる作業が少なくありません。
そのような際にも調達業務のDX化が実現していれば、ヒューマンエラーを防止してトラブルを回避できるだけでなく、取引先との信頼強化にもつながります。
属人性の解消によるリスクマネジメント
調達業務の内容や企業の体質によっては、特定の従業員の知識やスキルによって業務のリスクや問題がカバーされているというケースも少なくありません。
しかしそのような特定の個人に依存した業務体制は、思いがけない退職や休職、その他の事情によって途端に業務品質が低下し、場合によっては深刻なトラブルを招きかねないリスクでもあります。
調達業務DX化によって業務フローをシステムによって効率化し、自動管理できる体制を整えることにより、作業の属人性を解消して人材マネジメントの適正化を進めやすくなるだけでなく、万一の事態に備えたリスクマネジメントとしても有効性を発揮できます。
予実管理の適正化や事業戦略PCDAサイクルの効率化
調達業務DXの前後で作業の流れや業務の品質などを比較検討することにより、どのような課題や問題が自社に存在していたのか改めて認識することが可能です。また、予実管理の品質を向上させることで業務全体の管理体制や作業環境を再検討できる上、個々の事業についてもPCDAサイクルを回していくためのデータを収集しやすくなり、新たな戦略の考案につなげていけることもメリットです。
調達業務DX化を目指す際の注意点
AIツールやIoT技術などを活用して調達業務のDX化を導入していく上で、あらかじめ注意しておかなければならないポイントも少なからず存在しています。
完全に中立的でバイアスのない「完璧なAI」は存在しない
まず誤解されがちなこととして、AIを活用した技術やシステム、ツールなどは常に、人工知能が冷静かつ客観的な思考手順にもとづいて全てを評価・計算してくれるというイメージが挙げられます。しかし現実問題、さまざまなバイアスを排除して完全な中立性や独立性を叶えられる完璧なAIシステムは存在しません。
なぜなら、AIにはそもそも開発者の設計思想や用途に合わせた仕様が土台として組み込まれており、また利用するデータセットなどについても収集経路による偏りや影響が必ず生じます。そのため、どのようなAIやシステムであっても、それぞれが個性や独自性を有しており、それが同時に製品やサービスの強みや特徴として実現します。
そのためAIやIoTシステムであれば何でも良いと考えるのでなく、自社のニーズや導入環境などにもとづいた条件を設定し、各製品の比較検討をしっかりと行って適性をチェックすることが不可欠です。
DX化の影響や効果を振り返りながらデータとの整合性をチェックする
DX化を導入しただけでは、実際にどの程度の影響が出ているかは分かりません。またどのようなデータが収集・管理されているのか、改めて確認しなければ導入効果やメリットの検証も不可。新たな課題を解決することもできません。
DX化を導入したのであれば、それだけで満足するのでなく、むしろ積極的に業務フローや労務体制などを再確認したり、マネジメントされているデータを分析したりして、さらなる環境改革を意識していくことが大切です。
自社の現場で業務を担当する「人」とのつながりを重視する
例えば経営層が調達業務のDX化を進めようとして、AIベンダーに依頼してシステムを構築してもらったとしても、現場の声や環境を無視したまま進めてしまえば、実際にそれが正しく現場のニーズへマッチしているかどうかは、導入・実践されるまで確認できません。
AI活用をはじめとするDX化で省人化や属人性解消といったメリットを得られるとしても、それは決して従業員や作業員を軽視しても良いということではありません。むしろ、本当にリスクを軽減してメリットを追求していこうと思えば、あらかじめ現場で活躍する人々と交流してヒアリングを行い、ブレインストリーミングを通して積極的にアイデアを提示してもらうことが重要です。
そうして現場から得られた意見や、そこで改めて発見された気づきに基づいて、適正なDX化のベースメントをプランニングしていきましょう。
日本社会における企業の調達購買業務DXの現状
日本社会全体でIoTを活用したDX化のメリットや重要性が注目されていることは事実です。しかし、実際の日本企業の業務実態へ視線を移すと、取引業務におけるDX化は受発注業務を中心にシステム化されている場合があるものの、調達購買業務全体で見ればDX化は実現していません。また、情報戦略ニーズにおいてもデータの視覚化や分析ツール導入は行われている反面、それ以上のデジタル化やDX化には至っていないケースも多いです。
そもそも調達購買業務は複数の工程や管理業務によって構築されるオペレーションであり、各部門や担当者に様々なデータが蓄積されているにもかかわらず、それらの効果的な運用や活用に向けたシステム環境が追いついていない現状は、日本企業における経営課題と言えます。
日本国内で調達購買業務DX化が進まない要因とは？
官民一体となって企業のシステム化やDX化のメリットをアナウンスし、IoT活用によるDX化実現に向けたアプローチについても様々な場所で発信されているにもかかわらず、調達購買業務DX化が進みにくい原因はどのようなものでしょう。
属人性の強いアナログ作業が主流になっている
調達購買業務ではプロジェクトに合わせて様々な材料をピックアップして、受発注業務や予実管理業務などをスムーズに進めることが求められますが、具体的に必要な材料や素材を検討したり、取引先と交渉したりする際には従業員の経験やコミュニケーションスキルが重視されることも少なくありません。そのため、デジタルベースの作業環境では即時対応できない範囲があることが課題です。
企業の経営戦略としてDX化の優先順位が低い
資材高騰や人件費の高騰、少子高齢化や法改正による人材不足など各企業が取り組むべき課題は多種多様です。目の前の問題を解決して事業を維持していくことを優先するあまり、どうしてもその先を見据えたDX化へコストをかけられる企業が限られてしまいます。
現在の業務に慣れてしまっている従業員が多い
DX化は一部の業務をシステム化したりオートメーション化したりすれば良いというものでなく、全体の業務をアナログからデジタルへ転換していくことが必要と言えます。そのため、DX化では業務フローやオペレーション全体の改革が重要になりますが、現在の業務に慣れている従業員が多い場合、現状維持で満足してしまうことも少なくないでしょう。
単一業務のデジタル化では意味がない
購買・調達部門における見直しのポイントは、「良いものを安く、継続的に」仕入れられるような体制をつくること。そしてそのために有効なのが、ITツールを活用したDX（デジタル・トランスフォーメーション）です。
DXとは「デジタルによる変容」のことで、デジタルによって製品やサービス、組織やビジネスモデルなどを「変革」することを言います。
これまで電話やFAXで行ってきた供給元（サプライヤー）とのやり取りをチャットで行えるようにしたり、製造業の見積査定に特化したクラウドサービスを導入したりするなど、単一業務をデジタル化するだけではDXとは言えません。
大切なのは、プロセス全体の変革を図ること。購買・調達分野においては、購買計画の立案に始まり、見積もりや価格交渉、発注管理、納入・検収、支払管理など、プロセス全体の業務効率化を行い、生産性向上を目指しましょう。
継続的なDX化は図面を適切に使用すること
これまで製造業の技術は図面に蓄積されています。しかし、これらの図面をただ保管している企業が多いため、これまで培った技術や情報が活かされていないことも事実です。
原因は、検索性の低さ。年月が経つごとに保管ルールが変わり、過去の図面を参考にすること自体を諦めてしまっていたり属人化している傾向にあります。そこでおすすめなのが、AI類似図面検索システム。
AI類似図面検索システムとは、保管している図面や資料の中から、類似の図面をAIが探し出してくれるシステムのこと。システムによっては、単に類似画像を検索するだけでなく、見積書などと連携し、過去の類似図面を参考にしながら見積書を作成できるものや、発注実績データをCSVで取り込み、図面情報だけでなく、発注価格や供給元（サプライヤー）の情報までまとめて管理できるものもあります。
AI類似図面検索システムを導入することで、図面管理が容易に行えるだけでなく、調達実績をデジタルデータ化して記録・集計・分析すること、調達コストを最適化することなども可能になります。
各部門で情報を共有することで、作業時間の短縮や対応漏れをなくし、サービスの質向上にも期待することができます。なにより、購買・調達力が底上げされれば、製品やサービスの質が高まり、企業全体の業績アップに繋がるでしょう。
図面の検索性に課題がありませんか？
本サイトでは、AI類似図面検索システムを「営業時」「設計・製造時」「発注・調達時」の3つの利用シーン別に、おすすめのAI類似図面検索システムをピックアップ。それぞれのシーンに特化したAI類似図面検索システムの特徴を知り、どれが自社に合うシステムなのか検討してみてください。
よく読まれている関連ページ
